“Tus datos no son un juego”

A nivel nacional e internacional el tratamiento y la protección de los datos personales, así como la información, se han convertido en uno de los activos más importantes y de mayor valor en la sociedad actual. No obstante, los riesgos asociados al inadecuado uso y circulación de los datos van en aumento, con consecuencias tales como la pérdida de dinero, la suplantación de identidad, la difamación, los daños en la imagen personal o corporativa, entre otras.

Por lo anterior, Edilson Martínez Clavijo, director de Sistemas y Tecnología y oficial de Tratamiento de Datos Personales de la UCundinamarca, nos brinda a continuación importantes recomendaciones y presenta información relevante para la comunidad universitaria relacionada con la protección de los datos personales:

UCundinamarca: ¿Qué consejos les brinda a los estudiantes de la Universidad para que protejan sus datos personales?

Edilson Martínez (EM): El oficial de Tratamiento de Datos y el Área de Seguridad de la Información invita a los estudiantes a que consulten la normatividad legal vigente respecto a la protección de datos personales a nivel nacional e institucional, que conozcan cuáles son sus derechos, tanto para los titulares menores y mayores de edad y cuáles son los deberes que tienen las entidades colombianas, en cuanto a respetar y utilizar los datos únicamente para los fines para lo cual fueron recolectados, tener presente la importancia de proteger sus datos personales y de usar la información de otras personas con respeto e integridad.

UCundinamarca: ¿Qué recomendaciones les ofrece a los docentes y administrativos para que cuiden sus datos personales?

EM: Al interior de la Institución, invitamos a todos los funcionarios administrativos y docentes que para todas las actividades académicas, administrativas o comerciales que realicen, haga uso de las herramientas tecnológicas oficiales con las que cuenta la universidad, ya que contamos con la certeza de que la

información que por ellas circule será salvaguardada, protegiendo su integridad, disponibilidad y confidencialidad.

También, en su vida diaria les aconsejamos conocer sus derechos y deberes como titulares, y los mecanismos por los que pueden hacer ejercer sus derechos, verificando siempre qué están autorizando y cómo va a ser tratada su información, antes de suministrarla.

UCundinamarca: ¿Cuáles documentos o manuales institucionales puede consultar la comunidad educativa para informarse y ampliar información relacionada con la protección de datos personales?

EM: A nivel institucional, contamos con la Política de Tratamiento de Datos Personales, consignada en la Resolución 000050 de 2018 “Por la cual se establece la política de tratamiento de datos de los titulares de la universidad de Cundinamarca” y la Resolución 000058 de 2019 “Por la cual se modifica la Resolución 000050 “Por la cual se establece la política de tratamiento de datos de los titulares de la Universidad de Cundinamarca del 7 de mayo de 2018”, en sus artículos 2º y 13°”.

La implementación de esta política, conllevó a la construcción, formalización y socialización de los siguientes manuales: Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales, Manual de Roles y Responsabilidades para el Tratamiento de Datos Personales, Manual de Políticas de Uso Adecuado de Correo Institucional y Manual de Directrices de Mensajería Instantánea.

Con respecto a los procedimientos contamos con los siguientes: recolección de datos personales, almacenamiento de datos personales, uso y circulación de datos personales, supresión de datos personales, consultas y reclamos de datos personales y transferencia internacional de datos personales, estos procedimientos cuentan con sus documentos de referencia (formatos, guías e instructivos), formalizados en el Sistema de Gestión de la Calidad, en el Macroproceso de Apoyo, Proceso Gestión Sistemas y Tecnología, los cuales han permitidos cumplir en gran medida con la implementación de la Ley de Protección de Datos, de acuerdo a la normatividad legal vigente.

UCundinamarca: ¿Cómo se ha visto afectada la protección de datos en tiempos de pandemia y qué se puede hacer para cuidar nuestros datos personales en estos momentos?

EM: Por motivo de la situación actual, en tiempos de pandemia y emergencia sanitaria, las entidades organizaciones, trabajadores dependientes e independientes, se han visto abocados a realizar la mayor parte de sus operaciones a través de herramientas tecnológicas, ofrecidas en línea tanto pagas

como gratuitas, y muchas veces sin verificar el nivel de protección y confidencialidad que estas herramientas ofrecen a sus titulares, lo que representa un riesgo extremo para la información personal suministrada y alojada en estas plataformas, que se envía o se comparte a través computadores o celulares utilizados para este fin.

De igual manera, la cantidad de transacciones en línea aumentó significativamente, por lo que los datos personales de los usuarios podrían verse comprometidos, si no se toman las precauciones al momento de comprobar la veracidad de una página web y administrar su información personal de contacto e información bancaria.

Por lo tanto, es importante revisar y cerciorarse que las páginas web y herramientas de contacto que se ofrecen en la internet, cuenten con protocolos de seguridad que protegen la integridad y confidencialidad de los datos, y sobre todo que lean los términos y condiciones que están aceptando al ingresar o hacer uso de estas herramientas, principalmente en cuanto a la finalidad para la cual se recolectan los datos, su uso, circulación y disposición final.

UCundinamarca: ¿Qué estrategias se han implementado desde la Institución para proteger los datos personales en tiempos de pandemia?

EM: El área de Seguridad de la Información, continua con la implementación de controles acordes a la Política de Tratamiento de Datos Resolución 000050 de 2018, a nivel institucional y a la circular 009 del 31 de julio de 2020, emitida por la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, con asunto: “La gestión administrativa de la Universidad de Cundinamarca digital y a un clic”. De igual manera, se continua con la realización de jornadas de “Sensibilización en Seguridad y Privacidad de la información y la Ley de Protección de Datos” a los funcionarios administrativos y docentes, de la sede, seccionales, extensiones y la oficina de Bogotá. Por otra parte, se ha venido acompañando a las áreas como Vicerrectoría Académica, oficina Dialogando con el mundo, Dirección de Interacción Social Universitaria, Dirección de Talento Humano, entre otras, para de esta manera, lograr incrementar el indicador de implementación y cumplir con la normatividad legal vigente en esta materia.

UCundinamarca ¿Qué logros ha tenido la Institución con respecto al cuidado de los datos personales en tiempos de pandemia?

EM: Actualmente hemos logrado un avance significativo en la recolección de las autorizaciones para el tratamiento de datos personales de los titulares, es así como 11.685 estudiantes cuentan con su autorización aprobada. Así mismo, las jornadas de sensibilización, son un gran avance dado que de esta forma se toma

conciencia de que todos somos responsables respecto a los datos que hemos recolectado de los titulares, de acuerdo a la finalidad para la cual fueron otorgados y que debemos tratar de acuerdo a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad; sin perder de vista los derechos de los titulares y siempre teniendo en cuenta los deberes que debemos cumplir en calidad de responsables y asegurar que los encargados a los cuales les transferimos información de nuestros titulares cumplan también con la normatividad que se ha expedido a nivel nacional y la propia a nivel institucional.

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