A continuación, los aspectos que se deben tener en cuenta en el marco de la política para el tratamiento de protección de datos personales de los titulares de la Universidad de Cundinamarca.

Atendiendo el derecho constitucional que tienen todas las personas al conocimiento, actualización y rectificación de las informaciones que de ellas reposen en bases de datos o archivos se dispone la implementación de los siguientes principios^[2]:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.

Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice La Universidad de Cundinamarca o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.

En lo correspondiente a la recolección de datos personales, La Universidad de Cundinamarca se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos; las Vicerrectorías, Secretarías, Direcciones, Facultades, Unidades, Áreas, Centros, etc…, deberán informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.

Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, La Universidad de Cundinamarca garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Para estos propósitos la obligación de La Universidad de Cundinamarca será de medio.

Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por La Universidad de Cundinamarca se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que en La Universidad de Cundinamarca, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

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_{^[2] Los principios contenidos en este documento son tomadas de la normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos personales.}

La Universidad de Cundinamarca requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

Manifestación de la autorización

La autorización a La Universidad de Cundinamarca para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:

• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición La Universidad de Cundinamarca
• Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

Autorización de la Universidad de Cundinamarca

Nota: La Autorización para el Tratamiento de Datos Personales dispuesta en este vínculo esta propuesta para los administrativos y docentes. Para los estudiantes de la Universidad de Cundinamarca la autorización solo puede gestionarse desde la plataforma institucional - Rol Académico Estudiante.

El oficial de tratamiento de Datos Personales, será el Director de Sistemas y Tecnología, para lo cual la dirección de la Universidad de Cundinamarca, asegurará la capacitación continua a los funcionarios de la Dirección de Sistemas y tecnología en general y a los del área de seguridad de la información en particular, con el fin de garantizar la sostenibilidad de la implementación de la Ley de Protección de Datos de los Titulares de la Universidad de Cundinamarca.

PARAGRAFO: Los directores y jefes de área serán un medio de comunicación con el Oficial de Tratamiento de Datos, a fin de dar una protección adecuada a los datos personales de los titulares de la Universidad de Cundinamarca, garantizando el cumplimiento y el respeto de las políticas de Tratamiento de Datos Personales establecidos por la Institución.

La función del Oficial de Tratamiento de Datos en la Universidad de Cundinamarca será la de velar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos adoptados por la misma, para de esta forma dar cumplimiento a las regulaciones normativas establecidas a nivel nacional para la protección de datos personales, así como la implementación de buenas prácticas dentro de la Institución. A continuación, se listan algunas de las funciones a cumplir por el oficial de tratamiento de datos:

 

1. Implementar las políticas de tratamiento de datos y las políticas que se deriven de la misma.

2. Reportar la existencia de bases de datos y las modificaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

3. Atender las solicitudes de consultas y reclamos realizadas por los titulares o sus representantes legales, en los plazos legales y por los medios dispuestos para ellos.

4. Informar y capacitar de forma permanente a la comunidad universitaria en cuanto a la norma, políticas institucionales y demás temas relacionados con el tratamiento de datos.

5. Diseñar, corregir, modificar o actualizar los protocolos y procedimientos establecidos para la recolección, almacenamiento, uso y circulación de datos personales en la institución.

6. Atender los requerimientos que la Superintendencia de Industria y Comercio formule a la Universidad.

7. Generar y realizar seguimiento a los reportes que exige la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Revisar y proponer los contratos de transmisión y transferencia de datos personales con terceros, en caso de solicitarse.

9. Servir como un medio de comunicación al interior de la Universidad, para resolver dudas, incidentes e inconvenientes en temas referente al tratamiento de datos”.

La presente Política rige a partir del 7 de mayo de 2018 y deroga todas las que le sean contrarias.

ADRIANO MUÑOZ BARRERA

Rector