Compromiso de la Alta Dirección en el cumplimiento de las metas

El 5 de noviembre se llevó a cabo el evento Revisión a los Sistemas Integrados de Gestión, en el cual se evidenció que la U. avanza por buen camino.

La Dirección de Planeación Institucional dando cumplimiento al EPIP015- procedimiento de revisión por la Dirección, realizó el pasado 5 de noviembre de 2021 el evento de la revisión a los Sistemas Integrados de Gestión de la Universidad de Cundinamarca para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación. En este espacio se evidenció el alto grado de compromiso de la Alta Dirección en el cumplimiento de las metas y a su vez, la responsabilidad de los diferentes equipos de trabajo.

Es de resaltar que la institución se viene actualizando con las siguientes normas:

• Gestión de la Calidad ISO 9001:2015
• Gestión Medio Ambiente ISO: 14001:2015
• Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Decreto 1072 de 2015- ISO 45001:2018
• Gestión de la Seguridad de la Información ISO 27001:2013

Se describieron las siguientes consideraciones de la norma de cada los Sistemas Integrados de la Organización:

• Estados de las acciones de las revisiones por la dirección previas.
• Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al Sistema Integrado de Gestión, incluyendo las necesidades y expectativas de las partes interesadas, los requisitos legales y otros requisitos, los riesgos y oportunidades, y los aspectos ambientales significativos.
• Grado de cumplimiento de las políticas y los objetivos del Sistema Integrado de Gestión en sus componentes SGC, SGA, SG-SST, SGSI.
• La información sobre el desempeño y la eficacia del Sistema Integrado de Gestión, incluidas las tendencias relativas a:

1. a) La satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas pertinentes
2. b) El desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios de la seguridad y salud en el Trabajo.
3. c) Incidentes, accidentes y enfermedad laboral
4. d) Las no conformidades y acciones correctivas.
5. e) Los resultados de seguimiento y mediciones
6. f) Cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos y su seguimiento
7. g) Los resultados de las auditorias
8. h) Consulta y participación de los trabajadores
9. i) El desempeño de los proveedores externos

• La adecuación de los recursos para mantener el Sistema Integrado de Gestión Las comunicaciones pertinentes con las partes interesadas incluidas las quejas.
• La eficiencia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades
• Las oportunidades de mejora continua.

A su turno, la Dirección de Planeación Institucional implementó una nueva metodología para la realización de la Revisión por la Dirección obteniendo buenos resultados y  generando una actividad adecuada, eficiente y alineada a la organización, creando un espacio de participación y mejora continua.

Aspectos relevantes socializados en el evento:

• Se recibieron los resultados del análisis GAP de la Norma Antisoborno ISO 37001:2016 dando un resultado obtenido del 16%, siendo un resultado importante para la implementación de la norma.
• Se evidenció un descenso en los factores internos y externos para la presente vigencia, en comparación con la vigencia 2020, a causa de la “adaptación y adecuación” referente a las cuestiones externas que se han presentado en el país, en la región y en el municipio, que afecta directamente las cuestiones internas de los procesos del SGC.
• Los cambios presentados en las cuestiones internas y externas en los procesos de la Universidad de Cundinamarca son consecuencia de la contingencia mundial (COVID-19).
• Análisis comparativo de las peticiones de información, felicitaciones, derecho de petición, reclamos, quejas, denuncias como se evidencia en la siguiente imagen:

• “La medición de la satisfacción en la UCundinamarca contó con la participación de 484 usuarios en el primer semestre de 2021 y de 720 en el segundo periodo académico. Estos totales son mucho mayores a los esperados y garantizan que los resultados cuenten con una confiabilidad de 95% y un error muestral por debajo del 10% en el caso de estudiantes, docentes y administrativos.
• La nueva actualización de la política y los objetivos del sistema de gestión de la Calidad, la cual fue formalizada mediante la resolución 096 de 2021.
• Cómo se encuentran concebidas las metas para cada trimestre del Plan de Acción en la vigencia 2021. Indicó que para el primer trimestre la meta estaba en el 18%, segundo trimestre 44%, tercer trimestre 69% y cuarto trimestre el 100%.
• Se resalta el informe de auditoría interna entregado por la empresa Enlace Consultores durante la vigencia 2020, con un resultado de 7 no conformidades para las cuales se establecieron acciones correctivas a través de los planes de mejoramiento.
• Actualmente cuenta con 3706 proveedores inscritos en el banco de proveedores de la Universidad, actividad sistematizada en la plataforma, la cual permite reducir los trámites de registro, optimizando tiempos y garantizando la libre concurrencia, evidenciando así, el interés de los proveedores en participar para los procesos de contratación
• Al préstamo de elementos educativos como computadores o elementos de laboratorio, se evidenció un total de 4.283 préstamos a las diferentes partes interesadas; en cuanto a licenciamientos de software académico, se han realizado 185 ejercicios de activación de licencias para la vigencia 2020 y 852 para la vigencia 2021, buscando dar cumplimiento a los requerimientos de profesores y estudiantes para el desarrollo de núcleos temáticos o CADIs, un total de 674 acompañamientos por acceso remoto para la vigencia 2020 y 8 para la vigencia 2021.
• Gestión de practicantes para realizar la práctica empresarial en el Sistema de Gestión Ambiental en todas las Unidades Regionales (18 estudiantes Programa de Ingeniería Ambiental Seccional Girardot y Extensión Facatativá)
• Del Sistema de Gestión Ambiental, la interacción realizada con las partes interesadas internas se realizó identificando el rol y la unidad regional a la que se pertenece, se tuvo una participación de 443 personas, las cuales están clasificadas en Estudiantes quienes tienen un porcentaje de participación del 9.09 %, docentes de un 14.54 %y administrativos un 76.36 % los cuales están repartidos en las diferentes unidades regionales, con la participación de la Sede Fusagasugá del 115 personas lo cual corresponde al  26.13% Seccional Girardot 68 personas y 15.45% Extensión Soacha  64 personas y 14.54% Extensión Facatativá 83 personas 18.86% Seccional Ubaté 55 personas correspondientes al 13.28% Extensión chía 26 personas 5.90%, oficinas Bogotá 13 personas con 2.95 % y la Extensión Zipaquirá 3.63% con una participación de 16 personas.
• En Universidad verde se ha llevado a cabo la actualización documental del Sistema de Gestión Ambiental como de documentos articulados con otros procesos. Para el 2021-1 se actualizaron 19 documentos propios del SGA dentro de los que se encuentran 1 Plan, 1 procedimiento, 17 formatos y 1 caracterización por cada proceso para un total de 23 caracterizaciones.
• Dando cumplimiento a los objetivos del SGSI, consignados en la Resolución 088 de mayo de 2017, el pasado el 24 de septiembre del 2021 se socializo con la Dirección de Control Interno la relación de los mismos, referenciando los nueve (9) objetivos con la respectiva evidencia de cumplimiento y observaciones correspondientes.
• Del Sistema de Seguridad de la Información se definió la matriz de partes interesadas en articulación con el Sistema de Gestión de Calidad - SGC, el ESGr036 - MATRIZ DE PARTES INTERESADAS, allí están relacionadas las diez (10) partes interesadas, así mismo se muestra cual es requisito de cumplimiento, las consecuencias y el riesgo asociado a cada una de ellas.
• En la Comisión de Gestión del 1 de diciembre y en la Revisión por la Dirección del 4 de diciembre de 2020, se decidió que el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI, pasa a formar parte del Macroproceso Estratégico - Sistemas Integrados, por lo tanto, se debe actualizar los actos administrativos pertinentes.
• Avance del 96% de los compromisos establecidos en la revisión por la Dirección de la vigencia 2020, de acuerdo con el seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno en el mes de octubre. La actividad pendiente está asociada a la revisión de matriz de requisitos legales del SG-SST
• Para la vigencia 2021 se cuenta con una (1) enfermedad calificada en primera instancia de origen laboral, la cual está en controversia en la junta regional y está relacionado con personal se servicios generales.

Somos una institución que se adapta al cambio transitando por el camino de la mejora continúa.

Somos parte de la generación del siglo 21.