MACROPROCESO DE APOYO
PROCESO GESTIÓN FINANCIERA
CARACTERIZACIÓN
RESPONSABLE DEL PROCESO
Catherine Ninoska Guevara GarzónDirectora Financiera
- Mejorar continuamente el desempeño de los procesos a través de la implementación de buenas prácticas institucionales y de la aplicación de los mecanismos dispuestos por la Universidad de Cundinamarca, para la constitución de una organización universitaria inteligente con alma y corazón.
- Asegurar una cultura ambiental institucional en el marco de su compromiso de la educación formadora para la vida, los valores democráticos, la civilidad y la libertad.
- Promover y asegurar compromisos de austeridad en el uso eficiente de materia y energía que consumen los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y seguimiento, medición, análisis y evaluación propios de la UCUNDINAMARCA.
- Asegurar la comprensión, evaluación y cumplimiento de la legislación y reglamentación ambiental vigente, como también los otros requisitos adquiridos voluntariamente en el marco del PIGA (Plan Institucional de Gestión Ambiental) y de los lineamientos Institucionales de la Universidad.
- Informar y formar a la comunidad de la Universidad de Cundinamarca y a sus partes interesadas, tanto de su sede principal como de sus seccionales y extensiones, sobre las directrices de esta Política Ambiental Institucional.
- Propiciar la protección integral de la salud física y mental de los funcionarios, contratistas que contribuyan al cumplimiento de la misión institucional, a través de la prevención y control de los riesgos laborales.
- Identificar los peligros, evaluar, valorar e intervenir los riesgos presentes en los procesos que desarrolla la Comunidad Universitaria y demás partes interesadas, estableciendo los respectivos controles, con el propósito de evitar y minimizar los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales que puedan aparecer por causa de éstos.
- Establecer y mantener los roles y responsabilidades del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI, teniendo en cuenta los diferentes niveles jerárquicos en la institución, desde la Alta Dirección asignando los recursos necesarios y suficientes, para la implementación, mantenimiento y mejora continua del SGSI.
Objetivo General:
Administrar eficientemente los recursos financieros desde la perspectiva de la autonomía universitaria para el cumplimiento de los objetivos misionales.
Objetivos Específicos:
- Generar el pago del 95% de total de las obligaciones a terceros radicadas, dentro de los tiempos establecidos en la normatividad interna institucional durante la vigencia 2024.
- Consolidar la recuperación del 90% del total de la cartera relacionada con el fraccionamiento de matrícula académica de cada vigencia.
- Asegurar la recuperación del 100% de los saldos solicitados ante la DIAN, de devolución de IVA bimensual de la vigencia 2024, apropiados en la ejecución de proyectos de inversión.
Inicia con la identificación de una necesidad de los diferentes procesos en aplicación de sus políticas, planes educativo y de desarrollo institucional, mediante estrategias para optimizar y salvaguardar la utilización de los recursos financieros, a través de herramientas presupuestales y contables, continúa con el cumplimiento del recaudo y giro de los recursos monetarios, y finaliza con la “Rendición de cuentas e informes” a los usuarios tanto interno como externos de la Universidad y demás partes interesadas.
El proceso Financiero realiza apoyo y seguimiento a los Fondo Cuentas de la Universidad.
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ENTRADAS |
PROCEDIMIENTOS |
SALIDAS |
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- Acuerdos de Presupuesto de la vigencia. |
AFIP01 – |
- Certificado de disponibilidad presupuestal. - Registro Presupuestal. - Ejecución de Presupuesto. |
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- Sistema presupuestal. |
- Informe Entes de Control. |
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- Factura y copia de causación de pago sujetas a devolución de IVA. |
AFIP05 – |
- Relación de facturas para solicitud de devolución de IVA y Certificación de devolución de IVA. |
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- Recepción de cuentas. |
- Giro o cheque al beneficiario. |
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- Generación de balance de comprobación y libros auxiliares y estados financieros de la Oficina de Proyectos Especiales y Relaciones Interinstitucionales. |
AFIP10 – |
- Estados Financieros e Informes reportados a Entes de Control. |
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- Oficio solicitud apertura caja menor, solicitud gastos Caja Menor. |
- En reintegro: Causación de pago o en cierre: Cierre de Caja Menor. |
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- Resolución de liquidación de presupuesto, relación de cuentas por pagar y listado de reservas presupuestales aprobadas para la vigencia. |
- Informe de ejecución de PAC. |
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- Recibido de la cuenta Fiscal. |
AFIP15 – Pago a terceros |
- Pago a tercero. |
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- Carpeta del Consolidado diario de Tesorería (Ingresos, Egresos y Traslados Bancarios) |
- Presentación de Informe a entes de control y áreas internas. |
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- Acuerdo de presupuesto de la vigencia. |
- Recaudo, clasificación y registro de ingreso según fuente de financiación. |
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- Solicitud Devolución de Recursos. |
- Pago a terceros o aplicación traslado. |
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- Acuerdo de presupuesto de la vigencia. |
AFIP22 – |
- Certificado de Disponibilidad presupuestal, Registro presupuestal. |
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- Gestión de créditos ICETEX. |
- Gestionar eficazmente la solicitud y aprobación. |
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- Garantizar la veracidad de la información. |
- Realizar una adecuada conciliación. |
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- Permitan la apertura, seguimiento y control del funcionamiento de anticipos. |
- Implementar un conjunto de actividades ordenadas y relacionadas mutuamente. |
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- Tramitar las obligaciones adquiridas por la Universidad de Cundinamarca en vigencias anteriores recursos que adeuda la universidad a un tercero, el cual corresponde a una vigencia anterior. |
- Realizar de forma adecuada y conforme a lo establecido en la Ley el trámite de las vigencias expiradas en la Universidad de Cundinamarca. |
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- Gestionar la mejor propuesta del portafolio de inversión de las fiduciarias para invertir los dineros de la Universidad de Cundinamarca. |
- Apertura de fiducia de inversión ante la entidad bancaria, traslado de recursos y seguimiento del portafolio. |
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- Gestión del cobro de la matrícula a los estudiantes que se les realizó aplicación del beneficio de gratuidad establecido por el Ministerio de Educación Nacional y fueron rechazados por el mismo. |
AFIP29 - |
- Cobro de la matrícula de los estudiantes no beneficiados por la gratuidad. |
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- Gestionar los recursos de vigencias futuras con cargo a los presupuestos anuales de la Universidad de Cundinamarca. |
- Realizar el trámite de las vigencias expiradas en la Universidad de Cundinamarca. |
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- Parámetros de fraccionamiento. |
AFIP31 - |
- Liquidación de fraccionamiento. |
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- Orden contractual |
- Liquidación del contrato. |
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-Gestionar la Incorporación de Recursos por Convenios o Contratos a los Fondos Especiales mediante la celebración de convenios o contratos, cuando esta supere la apropiación establecida dentro del presupuesto del Fondo. |
AFIP33 - |
- Incorporación de los recursos mediante la celebración de contrato o convenio. |
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- Gestión de seguimiento de las metas fiscales desde los Fondos de Seccionales y Extensiones. |
AFIP34 - |
- Cumplimiento de las metas fiscales de la vigencia de los fondos de Seccionales y Extensiones establecidas en el plan de negocios. |
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- Generar los estudios de viabilidad y factibilidad financiera de programas, proyectos especiales u otros. |
AFIP35 - Estudio de Viabilidad y Factibilidad Financiera |
- Generación del estudio de viabilidad y factibilidad financiera para dar continuidad al trámite de aprobación del proyecto. |
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- Asegurar los diferentes pagos de acuerdo con su naturaleza, no tipificados en pago a terceros. |
- Confirmación de transacciones en el portal bancario - reintegro de los recursos no ejecutados. |
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- Aplicación de descuentos y/o retenciones en los pagos de cuentas. |
- Presentación y pago de las declaraciones tributarias. |
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- Solicitud de Reservas Presupuestales con soporte donde se evidencie que los bienes y servicios no han sido recibidos a satisfacción por la institucional en la vigencia. |
- Acto administrativo de Constitución de Reservas Presupuestales. |
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- Solicitud de traslado, con vistos bueno, donde se evidencia que existe saldo libre de afectación y que no se genera falta de planeación. |
- Recomendación del COUNFIS. |
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- Reconocimiento de la cuenta por cobrar en los libros auxiliares y estados financieros de la oficina de Contabilidad así como en el módulo de cartera de Tesorería. |
- Recaudo o reporte en Estados Financieros e informes a entes de Control. |
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- Solicitud de desembolso de los recursos para la ejecución de los proyectos de investigación. |
- Legalización de los recursos entregados para la ejecución de los proyectos de investigación de la Universidad de Cundinamarca. |
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- Solicitud apertura, cancelación y/o reasignación de cuentas bancarias de la Universidad de Cundinamarca. |
AFIP42 – |
- Certificado de apertura y/o cancelación de cuenta bancaria. |
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-Solicitud de consolidación de los Recursos del balance vigencia que termina. |
- Emisión de los certificados de los Recursos del balance de la Universidad de Cundinamarca. |
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- Matricula Financiera de los estudiantes por concepto de los servicios ofertados por la Universidad de Cundinamarca. |
- Liquidación de la matricula financiera por medio de título valor. |
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- Seguimiento a las metas fiscales establecidas por los Fondos especiales de la Universidad de Cundinamarca |
AFIP45 – |
-Informe del cumplimiento de las metas fiscales de los Fondos Especiales de la Universidad de Cundinamarca. |
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Cierre de vigencia fiscal
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Seguimiento y evaluación P.A.C
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Análisis de Estados Financieros
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Análisis de Ejecución activa y ejecución pasiva
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Análisis de los resultados de los Indicadores del Sistema de Gestión y actividades de seguimiento
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Seguimiento a Acuerdos de Gestión
Adelantar acciones para la consolidación de la mejora continua del proceso a través de:
- Aplicación de planes de mejoramiento
- Acciones correctivas
- Controles derivados de la gestión de los riesgos del proceso Financiero
