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MACROPROCESO DE APOYO

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

CARACTERIZACIÓN

RESPONSABLE DEL PROCESO

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CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS DE CALIDAD

  • Instituir un Gobierno Universitario Digital, caracterizado por el autocontrol, el control social, las buenas prácticas y el control social universitario;
  • Garantizar la mejora continua a través de la gestión de los riesgos y las oportunidades en la Universidad de Cundinamarca.
CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS AMBIENTALES

  • Asegurar una cultura ambiental institucional en el marco de su compromiso de la educación formadora para la vida, los valores democráticos, la civilidad y la libertad.
  • Promover y asegurar compromisos de austeridad en el uso eficiente de materia y energía que consumen los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y seguimiento, medición, análisis y evaluación propios de la UCUNDINAMARCA.
  • Asegurar la comprensión, evaluación y cumplimiento de la legislación y reglamentación ambiental vigente, como también los otros requisitos adquiridos voluntariamente en el marco del PIGA (Plan Institucional de Gestión Ambiental) y de los lineamientos Institucionales de la Universidad.

PLANEAR

OBJETIVO

Contribuir a un Gobierno Digital Universitario mediante la administración de los documentos de la Universidad de Cundinamarca, desde su inicio  hasta su disposición final, a través de las tablas de retención, valoración documental e inventarios documentales, ejecutando acciones para mantener actualizados los archivos de gestión, central e histórico.
ALCANCE

Inicia con  establecer  el criterio de producción de documentos y radicación en la oficina de correspondencia en medio físico y/o electrónico, por medio de las tablas de retención, valoración documental, inventario único documental e inventarios de transferencia documental y finaliza con la ubicación de los documentos en el archivo central o histórico de la Universidad de Cundinamarca.

HACER

POLÍTICA DE OPERACIÓN DEL PROCESO

La operación del proceso se inspira en el Plan Rectoral, el Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno – MECI; se basa en el ciclo de mejora continua Planear, Hacer, Verificar y Actuar y en el cumplimiento de la normatividad vigente.

ENTRADAS

PROCEDIMIENTOS

SALIDAS

- Criterios para la Estandarización de Documentos

ADOP01 –
Producción de Documentos

- Estandarización de Documentos

- Recepcionar, verificar y radicar los documentos

ADOP02 –
Recepción y Envíos de Correspondencia

- Registro de radicación de correspondencia a través del Software Documental, y registros de distribución de documentos

- Depurar, clasificar y ordenar los documentos de acuerdo a las TRD

ADOP03 –
Clasificación y Organización de Archivos de Gestión Documental

- Archivos de Gestión, organizados según TRD

- Registro de los Inventarios documentales

- Recepcionar los documentos y Soportes Documentales que perdieron retención según TRD

- Registro de inventarios documentales

ADOP04 –
Recepción, Organización y Almacenamiento de los Documentos en el Archivo Central

- Archivo Central organizados y digitalizados según TRD

- Registro Rotulo de Cajas

- Registro de Inventario de Transferencia Documental

- Procedimiento recepción, organización y almacena-miento de los documentos en el Archivo Central, TRD e Inventarios Documentales

ADOP05 –
Organización y almacenamiento de los documentos en el archivo histórico

- Archivo Histórico organizados y digitalizados

- Procedimiento recepción, organización y almacena-miento de los documentos en el Archivo Central

- Documentos a eliminar según TRD

ADOP06 –
Disposición final de los documentos

- Acta de Comité de Archivo

- Solicitud del documento

- Registro de solicitud 

ADOP07 –
Consulta y préstamo de documentos

- Respuesta a usuarios
- Registro de consulta y préstamo de documentos

- Cambios en el entorno interno y externo

ADOP08 –
Gestión del Cambio

- Cambio planificado y ejecutado




Ver estructura documental

VERIFICAR

El proceso Documental realiza seguimiento trimestral de sus actividades a través de la medición de los indicadores del Plan de Acción y del Sistema de Gestión.
Realiza seguimiento a los archivos de Gestión de la Universidad de Cundinamarca.

ACTUAR

Adelantar acciones para la mejora continua a través de:
  • Gestión de Riesgos y oportunidades
  • Planes de mejoramiento
  • Oportunidades de Mejora
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