MACROPROCESO DE APOYO
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
CARACTERIZACIÓN
RESPONSABLE DEL PROCESO
Yenny Paola Gutierrez MenesesJefe de Archivo y Correspondencia
- Mejorar continuamente el desempeño de los procesos a través de la implementación de buenas prácticas institucionales y de la aplicación de los mecanismos dispuestos por la Universidad de Cundinamarca, para la constitución de una organización universitaria inteligente con alma y corazón.
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Asegurar una cultura ambiental institucional en el marco de su compromiso de la educación formadora para la vida, los valores democráticos, la civilidad y la libertad.
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Promover y asegurar compromisos de austeridad en el uso eficiente de materia y energía que consumen los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y seguimiento, medición, análisis y evaluación propios de la UCUNDINAMARCA.
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Asegurar la comprensión, evaluación y cumplimiento de la legislación y reglamentación ambiental vigente, como también los otros requisitos adquiridos voluntariamente en el marco del PIGA (Plan Institucional de Gestión Ambiental) y de los lineamientos Institucionales de la Universidad.
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Propiciar la protección integral de la salud física y mental de los funcionarios, contratistas que contribuyan al cumplimiento de la misión institucional, a través de la prevención y control de los riesgos laborales.
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Identificar los peligros, evaluar, valorar e intervenir los riesgos presentes en los procesos que desarrolla la Comunidad Universitaria y demás partes interesadas, estableciendo los respectivos controles, con el propósito de evitar y minimizar los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales que puedan aparecer por causa de éstos.
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Gestionar con cada proceso de la institución los riesgos basados en los criterios de confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI, desde la Gestión de Activos de Información, asociado en el anexo A de la norma ISO 27001, para su tratamiento y mitigación, de acuerdo con la priorización a la criticidad de los activos de información identificados.
- Implementar y mantener el ESG-SSI-PL01 – Plan Institucional de Sensibilización y Entrenamiento en Seguridad y Privacidad de la Información a la comunidad académica en general y a los funcionarios administrativos y docentes en particular, para la apropiación y fortalecimiento en lo referente a las políticas, procedimientos, manuales, instructivos y guías en materia de seguridad y privacidad de la información.
OBJETIVO GENERAL
Contribuir a un Gobierno Digital Universitario mediante la administración de los documentos de la Universidad de Cundinamarca, desde su inicio hasta su disposición final, a través de las tablas de retención, valoración documental e inventarios documentales, ejecutando acciones para mantener actualizados los archivos de gestión, central e histórico.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Digitalizar los documentos físicos identificados en los inventarios documentales de acuerdo con su disposición final.
2. Brindar una atención oportuna a las solicitudes atendidas dentro de los tiempos establecidos en el Manual de Gestión Documental ADOM001 a los requerimientos de archivo.
Inicia con establecer el criterio de producción de documentos y radicación en la oficina de correspondencia en medio físico y/o electrónico, por medio de las tablas de retención, valoración documental, inventario único documental e inventarios de transferencia documental y finaliza con la ubicación de los documentos en el archivo central o histórico de la Universidad de Cundinamarca.
La operación del proceso se inspira en el Plan Rectoral, el Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno – MECI; se basa en el ciclo de mejora continua Planear, Hacer, Verificar y Actuar y en el cumplimiento de la normatividad vigente.
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ENTRADAS |
PROCEDIMIENTOS |
SALIDAS |
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- Criterios para la Estandarización de Documentos |
- Estandarización de Documentos |
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- Recepcionar, verificar y radicar los documentos |
- Registro de radicación de correspondencia a través del Software Documental, y registros de distribución de documentos |
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- Depurar, clasificar y ordenar los documentos de acuerdo a las TRD |
ADOP03 – |
- Archivos de Gestión, organizados según TRD - Registro de los Inventarios documentales |
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- Recepcionar los documentos y Soportes Documentales que perdieron retención según TRD - Registro de inventarios documentales |
ADOP04 – |
- Archivo Central organizados y digitalizados según TRD - Registro Rotulo de Cajas - Registro de Inventario de Transferencia Documental |
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- Procedimiento recepción, organización y almacena-miento de los documentos en el Archivo Central, TRD e Inventarios Documentales |
ADOP05 – |
- Archivo Histórico organizados y digitalizados |
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- Procedimiento recepción, organización y almacena-miento de los documentos en el Archivo Central - Documentos a eliminar según TRD |
- Acta de Comité de Archivo |
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- Solicitud del documento - Registro de solicitud |
- Respuesta a usuarios |
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- Transferencias documentales |
- Inventarios Documentales |
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ENTRADAS |
PLANES |
SALIDAS |
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- Proyectos para la Gestión documental |
- Informes de seguimiento a los proyectos |
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- Conservación documental física, digital y electrónica |
- Informe de seguimiento - Listados de asistencia - Programas |
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ENTRADAS |
PROGRAMAS |
SALIDAS |
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- Cumplimiento a los lineamientos institucionales para la Gestión Documental |
- Registros de Radicación - Inventarios Documentales - Registro de préstamo y consulta - Actas de Transferencia - Informes de seguimiento a los procedimientos |
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- Jornadas de sensibilización a todos los funcionarios de la Ucundinamarca relacionados con la Gestión Documental. |
ADOPG02 – |
- Registros de asistencia - Encuesta de evaluación de conocimiento |
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- Implementación, seguimiento y evaluación de los Lineamientos Institucionales para la Gestión Documental |
ADOPG03 – |
- Informes de seguimiento a la implementación de los Lineamientos Institucionales para la Gestión Documental - Registros de socialización y capacitación - Informes de evaluación del cumplimiento de los lineamientos - Planes de mejoramiento derivados del seguimiento |
Realiza seguimiento a los archivos de Gestión de la Universidad de Cundinamarca.
- Gestión de Riesgos y oportunidades
- Planes de mejoramiento
- Oportunidades de Mejora
