MACROPROCESO DE APOYO
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
CARACTERIZACIÓN
RESPONSABLE DEL PROCESO
Yenny Paola Gutierrez MenesesJefe de Archivo y Correspondencia
- Mejorar continuamente el desempeño de los procesos a través de la implementación de buenas prácticas institucionales y de la aplicación de los mecanismos dispuestos por la Universidad de Cundinamarca, para la constitución de una organización universitaria inteligente con alma y corazón.
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Asegurar una cultura ambiental institucional en el marco de su compromiso de la educación formadora para la vida, los valores democráticos, la civilidad y la libertad.
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Promover y asegurar compromisos de austeridad en el uso eficiente de materia y energía que consumen los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y seguimiento, medición, análisis y evaluación propios de la UCUNDINAMARCA.
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Asegurar la comprensión, evaluación y cumplimiento de la legislación y reglamentación ambiental vigente, como también los otros requisitos adquiridos voluntariamente en el marco del PIGA (Plan Institucional de Gestión Ambiental) y de los lineamientos Institucionales de la Universidad.
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Propiciar la protección integral de la salud física y mental de los funcionarios, contratistas que contribuyan al cumplimiento de la misión institucional, a través de la prevención y control de los riesgos laborales.
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Identificar los peligros, evaluar, valorar e intervenir los riesgos presentes en los procesos que desarrolla la Comunidad Universitaria y demás partes interesadas, estableciendo los respectivos controles, con el propósito de evitar y minimizar los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales que puedan aparecer por causa de éstos.
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Gestionar con cada proceso de la institución los riesgos basados en los criterios de confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI, desde la Gestión de Activos de Información, asociado en el anexo A de la norma ISO 27001, para su tratamiento y mitigación, de acuerdo con la priorización a la criticidad de los activos de información identificados.
- Implementar y mantener el ESG-SSI-PL01 – Plan Institucional de Sensibilización y Entrenamiento en Seguridad y Privacidad de la Información a la comunidad académica en general y a los funcionarios administrativos y docentes en particular, para la apropiación y fortalecimiento en lo referente a las políticas, procedimientos, manuales, instructivos y guías en materia de seguridad y privacidad de la información.
OBJETIVO GENERAL
Contribuir a un Gobierno Digital Universitario mediante la administración de los documentos de la Universidad de Cundinamarca, desde su inicio hasta su disposición final, a través de las tablas de retención, valoración documental e inventarios documentales, ejecutando acciones para mantener actualizados los archivos de gestión, central e histórico.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Digitalizar el 60% de los metros lineales identificados en los inventarios documentales durante el 2024.
2. Brindar una atención oportuna del 95% de las solicitudes atendidas en el tiempo establecido en el Manual para la Gestión Documental ADOM001 de los requerimientos de archivo durante la vigencia 2024.
Inicia con establecer el criterio de producción de documentos y radicación en la oficina de correspondencia en medio físico y/o electrónico, por medio de las tablas de retención, valoración documental, inventario único documental e inventarios de transferencia documental y finaliza con la ubicación de los documentos en el archivo central o histórico de la Universidad de Cundinamarca.
La operación del proceso se inspira en el Plan Rectoral, el Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno – MECI; se basa en el ciclo de mejora continua Planear, Hacer, Verificar y Actuar y en el cumplimiento de la normatividad vigente.
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ENTRADAS |
PROCEDIMIENTOS |
SALIDAS |
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- Criterios para la Estandarización de Documentos |
- Estandarización de Documentos |
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- Recepcionar, verificar y radicar los documentos |
- Registro de radicación de correspondencia a través del Software Documental, y registros de distribución de documentos |
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- Depurar, clasificar y ordenar los documentos de acuerdo a las TRD |
ADOP03 – |
- Archivos de Gestión, organizados según TRD - Registro de los Inventarios documentales |
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- Recepcionar los documentos y Soportes Documentales que perdieron retención según TRD - Registro de inventarios documentales |
ADOP04 – |
- Archivo Central organizados y digitalizados según TRD - Registro Rotulo de Cajas - Registro de Inventario de Transferencia Documental |
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- Procedimiento recepción, organización y almacena-miento de los documentos en el Archivo Central, TRD e Inventarios Documentales |
ADOP05 – |
- Archivo Histórico organizados y digitalizados |
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- Procedimiento recepción, organización y almacena-miento de los documentos en el Archivo Central - Documentos a eliminar según TRD |
- Acta de Comité de Archivo |
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- Solicitud del documento - Registro de solicitud |
- Respuesta a usuarios |
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- Orden contractual |
- Liquidación del contrato. |
Realiza seguimiento a los archivos de Gestión de la Universidad de Cundinamarca.
- Gestión de Riesgos y oportunidades
- Planes de mejoramiento
- Oportunidades de Mejora
