MACROPROCESO ESTRATÉGICO
PROCESO GESTIÓN PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
CARACTERIZACIÓN
RESPONSABLE DEL PROCESO
Adriana Asención Torres EspitiaDirectora de Planeación Institucional
- Mejorar continuamente el desempeño de los procesos a través de la implementación de buenas prácticas institucionales y de la aplicación de los mecanismos dispuestos por la Universidad de Cundinamarca, para la constitución de una organización universitaria inteligente con alma y corazón.
- Asegurar una cultura ambiental institucional en el marco de su compromiso de la educación formadora para la vida, los valores democráticos, la civilidad y la libertad.
- Consolidar y visibilizar a la Universidad de Cundinamarca como institución universitaria verde, consistente en su responsabilidad con la sociedad y la naturaleza, en el marco del estándar internacional.
- Promover y asegurar compromisos de austeridad en el uso eficiente de materia y energía que consuman los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y seguimiento, medición, análisis y evaluación propias de la Universidad de Cundinamarca.
- Asegurar la comprensión evaluación y cumplimiento de la legislación y reglamentación ambiental vigente, como también los otros requisitos adquiridos voluntariamente en el marco del PIGA (Plan Institucional de Gestión Ambiental) de la Universidad de Cundinamarca, de los lineamientos institucionales de la Universidad.
- Establecer programas de manejo ambiental con enfoque de mejoramiento continuo que permitan fortalecer el PIGA de la Universidad de Cundinamarca reformulando anualmente objetivos y metas ambientales con principios de prevención y proactividad.
- Informar y formar a la comunidad de la Universidad de Cundinamarca y a sus partes interesadas, tanto de su sede principal, como de sus seccionales y extensiones, sobres las directrices de ésta Política Ambiental Institucional.
- Propiciar la protección integral de la salud física y mental de los funcionarios, contratistas que contribuyan al cumplimiento de la misión institucional, a través de la prevención y control de los riesgos laborales.
- Cumplir la normatividad legal vigente en materia de riesgos laborales y otros requisitos aplicables.
- Asignación de responsabilidades a todos los niveles jerárquicos desde la alta dirección hasta los niveles operativos de la Universidad generando un compromiso individual y colectivo de auto cuidado y protección integral de la salud.
- Identificar los peligros, evaluar, valorar e intervenir los riesgos presentes en los procesos que desarrolla la Comunidad Universitaria y demás partes interesadas, estableciendo los respectivos controles, con el propósito de evitar y minimizar los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales que puedan aparecer por causa de éstos.
- Establecer y mantener los roles y responsabilidades del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI, teniendo en cuenta los diferentes niveles jerárquicos en la institución, desde la Alta Dirección asignando los recursos necesarios y suficientes, para la implementación, mantenimiento y mejora continua del SGSI.
- Gestionar con cada proceso de la institución los riesgos basados en los criterios de confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI, desde la Gestión de Activos de Información, asociado en el anexo A de la norma ISO 27001, para su tratamiento y mitigación, de acuerdo con la priorización a la criticidad de los activos de información identificados.
- Implementar y mantener el ESG-SSI-PL01 – Plan Institucional de Sensibilización y Entrenamiento en Seguridad y Privacidad de la Información a la comunidad académica en general y a los funcionarios administrativos y docentes en particular, para la apropiación y fortalecimiento en lo referente a las políticas, procedimientos, manuales, instructivos y guías en materia de seguridad y privacidad de la información.
- Definir e implementar la gestión de incidentes que involucre las actividades de prevención, identificación y gestión de los eventos y/o incidentes que atenten con la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información, de acuerdo a los recursos proporcionados por la institución, propendiendo la mejora continua del SGSI.
- Dar cumplimiento a los requisitos legales y normativos en materia de seguridad y privacidad de la información que vinculen las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI.
Fomentar una cultura de planeación mediante la gestión de planes, programas y proyectos que permitan apoyar la toma de decisiones estratégicas, el cumplimiento de la misión y el logro de la visión institucional.
Objetivos Específicos:
1. Alcanzar el nivel satisfacción de estudiantes, profesores, graduados y administrativos a nivel institucional del 83% para la vigencia 2024.
2. Asegurar el cumplimiento de los lineamientos de la estrategia institucional del plan de acción, del 93% para la vigencia 2024.
3. Lograr el cumplimiento en la ejecución presupuestal POAI a nivel institucional en un 70%, para la vigencia 2024.
Inicia con el Análisis y Diagnóstico Institucional, continúa con asesoría, direccionamiento, formulación y elaboración de los planes, programas, proyectos, informes, satisfacción del usuario y estadísticas; y finaliza con el seguimiento, valoración y retroalimentación.
- Planeación Institucional realiza gestión mediante la formulación del direccionamiento estratégico, así como planes, programas y proyectos que definen el rumbo institucional en el corto, mediano y largo plazo.
- Además, lidera procesos de planeación por medio de la estimación anual de ingresos y gastos y la gestión de proyectos estratégicos ante entidades de orden nacional y territorial para la consecución de recursos.
- Apoya los procesos de toma de decisiones, mediante el reporte de estadísticas institucionales y la rendición anual de cuentas.
- Realiza la gestión de la planta física a través de la viabilización de los espacios físicos.
- Administra el banco de proyectos para la asignación del Plan Operativo Anual de Inversión –POAI-.
- Promueve la cultura de la participación colectiva de la comunidad universitaria.
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ENTRADAS |
PROCEDIMIENTOS |
SALIDAS |
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- Ejecuciones presupuestales - Certificaciones MEN – Gobernación - Plan anual de adquisiciones - POAI - Plan de Desarrollo - Nóminas - Información solicitada a las oficinas - Estadísticas |
EPIP02 - |
- Estimación de ingresos y gastos. |
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- Información aportada por oficinas (Secretaria general, Admisiones, Presupuesto, Talento Humano, Dirección de Bienestar U, Dirección de Interacción Universitaria, Internacionalización, Dirección de Sistema y Tecnología, Oficina de Educación virtual y a distancia, oficina de desarrollo académico, Unidad de apoyo académico, Dirección de investigación universitaria, Dirección de bienes y servicios) - Lineamientos del Ministerio de Educación - Plantillas cargadas a la Plataforma del MEN. |
EPIP04 -
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- Reporte de Información a SNIES, SPADIES - Boletín Estadístico. |
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- Plan de desarrollo - Plan de Acción Institucional - Proyectos de Inversión radicados en el Banco de Proyectos - Presupuesto - Fuentes de Financiación - Reporte de Certificaciones emitido por aplicativo Banco de Proyectos - Reporte de ejecución emitido por oficina de presupuesto. |
EPIP05 -
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- Plan Operativo Anual de Inversiones - Seguimiento Plan Operativo Anual de Inversiones. |
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- Informes de Gestión de Oficinas - Documento con lineamientos de planeación anual de Rendición de Cuentas |
EPIP09 -
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- Informe de Rendición de Cuentas Claras y Balance Social - Implementación y desarrollo de la estrategia de rendición de cuentas |
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- Recepción de necesidades de Planta Física (Direcciones, Oficinas, Facultades, Seccionales y Extensiones) - Concepto Técnico de Asesor de Dirección de Planeación en Infraestructura. |
EPIP13 -
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- Viabilidad para propuestas de Inversión de Infraestructura. |
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- Plan operativo Anual de Inversiones - Registro seguimiento al Plan de acción - Informe de actividades y resultados emitidos por direcciones, oficinas, seccionales y extensiones - Aplicación de la metodología aprobada |
- Plan de acción institucional - Plan de desarrollo - Plan estratégico - Seguimiento y evaluación al plan de acción. |
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- Norma ISO 9001:2015. Numeral 9.3 Revisión por la Dirección - Norma ISO 45001: 2018 - Numeral 4.6 Revisión por la Dirección - Decreto 1072 de 2015 libro 2 parte 2 titulo 4 Capitulo 6 artículo 2.2.4.6.31. |
- Oportunidades de mejora - Necesidades de cambio en el sistema de Gestión de la Calidad - Necesidades de Recursos - Decisiones y acciones relacionadas con cambios en: Desempeño en S y SO, Política y objetivos en S y SO, y otros elementos del Sistema de Gestión de S y SO |
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- Fuga del capital intelectual. |
EPIP17 - |
- Valoración y gestión del conocimiento. |
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- Requerimientos Ley de transparencia y acceso a la información - Matriz de cumplimiento - Necesidades de accesibilidad y usabilidad web. |
EPIP18 - |
- Cumplimiento implementación Ley 1712 de 2014 - Aplicativo ITA diligenciado - Página web institucional en cumplimiento de criterios de accesibilidad y usabilidad web. |
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- Recolección de datos de gestión y planeación. |
- Medición del índice de desempeño institucional. |
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- Orden contractual |
- Liquidación del contrato. |
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- Solicitud de incorporación o |
EPIP21 - |
- Acto |
| - Plan de Desarrollo Institucional - Recolección, planificación de tareas trimestrales de las dependencias responsables - Usabilidad web, aplicativo de seguimiento Planes. |
- Plan de Acción formulado anualmente |
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ENTRADAS |
PROGRAMA |
SALIDAS |
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- Marco normativo aplicable. |
- Informes de monitoreo, seguimiento y evaluación. |
- Seguimiento al Plan Operativo Anual de Inversiones.
- Seguimiento al Plan Institucional de Acción.
- Seguimiento a los Planes de Fomento.
- Indicadores del Sistema de Gestión.
- Informes de Satisfacción al Usuario.
- Información recopilada.
Adelantar las acciones para la mejora continua del desempeño del proceso, a través de:
- Planes de Mejoramiento.
- Acciones de mejora propia.
- Generación de alertas de cumplimiento.
