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MACROPROCESO DE APOYO

PROCESO GESTIÓN BIENES Y SERVICIOS

CARACTERIZACIÓN

RESPONSABLE DEL PROCESO

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CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS DE CALIDAD

  • Ofrecer educación formadora para la vida, los valores democráticos, la civilidad y la libertad.
  • Instituir un Gobierno Universitario Digital, caracterizado por el autocontrol, el control social, las buenas prácticas y el control social universitario.
  • Garantizar la mejora continua a través de la gestión de los riesgos y las oportunidades en la Universidad de Cundinamarca.
CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS AMBIENTALES

  • Asegurar una cultura ambiental institucional en el marco de su compromiso de la educación formadora para la vida, los valores democráticos, la civilidad y la libertad.
  • Consolidar y visibilizar a la Universidad de Cundinamarca como Institución Universitaria Verde, consistente en su responsabilidad con la sociedad y la naturaleza, en el marco del estándar internacional.
  • Promover y asegurar compromisos de austeridad en el uso eficiente de materia y energía que consumen los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y seguimiento, medición, análisis y evaluación propios de la UCUNDINAMARCA.

PLANEAR

OBJETIVO

Gestionar oportunamente la adquisición, ingreso, control, custodia y promoción de los bienes muebles e inmuebles y/o servicios y la administración, mantenimiento de la planta física y parque automotor con el fin de atender los requerimientos de los diferentes procesos enfocadas a optimizar el servicio a la comunidad académica.
ALCANCE

Inicia con la solicitud de adquisición de bienes, servicios u obras y la verificación de que este incluido en un Plan de la Institución, continua con la adquisición, ingreso, control, custodia promoción de los bienes y/o servicios adquiridos y la administración, mantenimiento de la planta física y el parque automotor; finaliza con el seguimiento y evaluación de la prestación del bien y/o servicio.

HACER

POLÍTICA DE OPERACIÓN DEL PROCESO

La Universidad de Cundinamarca se identifica con la prestación de un servicio de educación superior de alta calidad y excelencia académica. Se soporta en una cultura corporativa inspirada en un enfoque por procesos que asegura, controla, mejora y comunica continuamente el desempeño óptimo de los procesos y que privilegia la satisfacción permanente y continua de los usuarios y demás partes interesadas, mediante el ejercicio oportuno, pertinente y articulado de la docencia, la investigación y la extensión, a partir de una formación y desarrollo integral permanente de la comunidad universitaria y de un contexto de cooperación regional, nacional e internacional.

ENTRADAS

PROCEDIMIENTOS

SALIDAS

- Solicitud de adquisición de bienes, servicios u obras

ABSP01 –
Adquisición de bienes, servicios u obras Contratación Directa

- Orden contractual
- Contrato

- Documentos soporte de adquisición de bienes, servicios u obras, Solicitudes de elementos devolutivos y de consumo

ABSP05 –
Ingreso, Egreso, Traslados y Devoluciones de los bienes al Almacén

- Actas de entrega de inventario

- Cronograma y/o solicitud devolución del bien

ABSP07 –
Toma Física de inventarios

- Devolución y/o baja del bien, acta de baja

- Solicitud interna de mantenimiento de activos

ABSP09 –
Mantenimiento planta física

- Plan de mantenimiento planta física

- Solicitud interna de mantenimiento de activos

ABSP10 –
Administración parque automotor

- Plan de mantenimiento parque automotor

- Solicitud a administradores de rubros para plan anual de adquisiciones (P.A.A.)

ABSP11 –
Elaboración y ajustes al plan anual de adquisiciones

- Consolidado plan anual de adquisiciones (P.A.A.)

- Solicitud de adquisición de bienes, servicios u obras

ABSP15 –
Adquisición de bienes, servicios u obras Invitación Privada e Invitación Publica

- Orden contractual
- Contrato

- Cambios en el entorno interno y externo

ABSP16 –
Gestión del Cambio

- Cambio planificado y ejecutado

- Informe de siniestros y/o Bajas

ABSP17 –
Siniestros y Bajas de Inventario

- Pago del Siniestro
- Retiro del bien Físico
- Actualización de Inventarios

- Orden contractual
- Contrato

ABSP18 –
Supervisores e Interventores

- Liquidación del contrato
- Reevaluación de proveedor
- Trámite de pago




Ver estructura documental

VERIFICAR

Realizar seguimiento y medición de las actividades programadas y de los productos o servicios ofrecidos realizados en cumplimiento de los requisitos legales y del objetivo del proceso por medio de:

  • Informes del seguimiento a órdenes contractuales o contratos.
  • Informes de Inventarios.
  • Informe de  planta física y parque automotor.
  • Seguimiento y medición trimestral de las actividades del proceso en cumplimiento del Plan de Acción.
  • Indicadores del Sistema de Gestión.

ACTUAR

Adelantar las acciones para la mejora continua del desempeño del proceso, a través de:

  • Planes de mejoramiento.
  • Gestión del riesgo y de las oportunidades.
  • Acciones de mejora.

INDICADORES

Colciencias Ministerio TIC Colciencias ICFES Icetex Colombia Aprende Procuraduría General Contraloría General Gobierno en línea