La Oficina Asesora de Comunicaciones, te cuenta quiénes pueden hacer SIS, cómo hacer el requerimiento y a qué servicios.
¿Quiénes pueden hacer solicitudes por SIS?
Directores o jefes de procesos y de oficinas, Decanos de facultades o coordinadores de programas, directores de sedes, extensiones y seccionales; así como las personas que los anteriormente mencionados designen para que se les habilite rol.
¿Qué servicios presta la Oficina de Comunicaciones por SIS?
Carteleras Digitales: Publicación de eventos, campañas e información en las carteleras digitales internas de la sede, seccionales y extensiones.
Condolencias: Publicación de condolencia en la página web si es un estudiante, profesor o administrativo quien falleció; si es el familiar de algún funcionario de la institución se le envía la condolencia por correo electrónico.
Control y Aprobación de Diseños: Revisión y aprobación de piezas gráficas elaboradas por los respectivos procesos, extensiones, seccionales, programas o decanaturas, para determinar si cumplen con los lineamientos de Manual de Imagen.
Diseño de Piezas Gráficas: Diseño de piezas gráficas (piezas, infográficas, banner, identificadores visuales).
Envío de Correo Electrónico: Envío de correo electrónico a base de datos de profesores, estudiantes o administrativos, según sea el público objetivo para que reciba el mensaje solicitado.
Préstamo de Material Publicitario: Préstamo de material publicitario para eventos institucionales dentro de la sede, extensiones y seccionales, según disponibilidad de estos (pendones, arañas, backing, volantes, folletos, afiches, souvenirs institucionales).
Producción Audiovisual Fusa: Edición, posproducción y publicación de videos en canal de YouTube institucional. transmisión por cualquier medio Facebook live, zoom, webinar, conferencia, foro, taller, seminario, es un evento académico virtual.
Acompañamiento en los eventos institucionales para elaborar nota de los mismo (nota web, video o registro fotográfico.
Los servicios de: Comunicaciones Chía, Comunicaciones Facatativá, Comunicaciones Girardot, Comunicaciones Soacha y Comunicaciones Ubaté, realizan las mismas funciones de producción Audiovisual Fusa, en cada una de las sedes.
Radio (producción radial): Edición, producción, posproducción de audios, cuñas o podcast para su posterior publicación en souncloud, Spotify o en la emisora On line.
Redes Sociales: Publicaciones por las redes sociales oficiales de la institución Instagram, Facebook, Twitter, Tiktok, LinkedIn, Fanpage de Sedes y Facultades, sobre eventos y contenidos de interés para estudiantes, profesores, administrativos y comunidad en general.
Web Máster: Publicación de notas, actividades e información interna dirigida solo para administrativos y docentes en la Intranet y publicaciones para comunidad interna y externa de aspectos, noticias, eventos académicos e institucionales.
Publicaciones de asuntos como Régimen legal, convenios, contratación - gestión de bienes y servicios, resoluciones, incitaciones publicas.
Lineamientos importantes
Para realizar solicitudes a los servicios de: Carteleras Digitales, Envío de Correo Electrónico, Redes Sociales y Web Máster, el solicitante debe enviar la pieza gráfica, audio, video o documento listo para publicar. En caso de no contar con el producto terminado, debe solicitar primero su creación, ya sea a diseño gráfico, producción audiovisual o producción radial y una vez realizado el producto y aprobado, puedes continuar con la solicitud de difusión.
Lo anterior obedece a nuestro compromiso de mejorar continuamente nuestros procesos y realizarlos garantizando que sean oportunos y eficientes.
Paso a paso para hacer solicitudes
A continuación, te recordamos el paso a paso para ingresar un requerimiento a través del Sistema Institucional de Solicitudes SIS.
-Ingresa a la Plataforma en la página web:
- Accede con el usuario y contraseña de quien tiene el rol para hacer solicitudes.
- Ingresa al icono Sistema Institucional de solicitudes – SIS.
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Da clic en Gestión Comunicaciones.
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Luego en Solicitudes.
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Paso para seguir, selecciona el tipo de servicio.
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Realiza la descripción adjuntando los documentos e información completa, clara y confirmada. En este punto debes adjuntar el link del video, archivo en pdf o pieza gráfica aprobada para su difusión (lo cual obedece al cambio que te estamos contando).
- Y finalizas dando clic en guardar proceso.
Además, ten en cuenta que no se reciben solicitudes ni modificaciones por WhatsApp, llamadas telefónicas, ni otro canal no oficial. Si requieres realizar alguna modificación del archivo, recibimos la solicitud a través del correo electrónico institucional, especificando el número del ticket y justificando el motivo del cambio.
Adicionalmente te sugerimos muy amablemente realizar las solicitudes con tiempo, bajo una previa y debida planificación; ya que cada servicio tiene tiempos estimados para resolver según Manual de Comunicaciones ECOM001.
Te agradecemos el compromiso y la disposición para adoptar este cambio, sabemos que todo proceso de transformación implica desafíos, y tu comprensión, esfuerzo y apoyo serán fundamentales para avanzar y cumplir con los requerimientos de la universidad.