Actividades y criterios en los cuales se aplicará los mecanismos de consulta y participación.
actividades y criterios en los cuales se aplicará los mecanismos de consulta y participación.
La Universidad de Cundinamarca ha definido unas actividades y criterios en los cuales se aplicará los mecanismos de consulta y participación referentes a los temas del Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, como lo son: Necesidades y expectativas de las partes interesadas; Política del SG SST objetivos de la SST y planificación para lograrlos; roles, responsabilidades y autoridades; cómo cumplir requisitos legales y otros requisitos; controles aplicables para la contratación externa, las compras y los contratistas; Planificación, establecimiento, implementación de programas de auditoría; determinación de mecanismos para la consulta y participación; identificación de peligros y la evolución de los riesgos y oportunidades y Determinación de acciones para eliminar los peligros y reducir los riesgos de la SST; Investigación de los incidentes y no conformidades y la determinación de las acciones correctivas.
CONSULTA
|
DESCRIPCION |
ACTIVIDAD |
PARTICIPANTES |
NIVEL QUE SE CONSULTA O PARTICIPA |
REGISTRO |
|
Necesidades y expectativas de las partes interesadas |
Socialización de la matriz de partes interesadas ESG R036 por medios del grupo Teams de consulta y participación a cerca de la información que se encuentra establecida en el documento presentado, de manera que se permita conocer la opinión de los funcionarios, docentes y OPS frente a la matriz e identificación grupos de interés diferentes a los que se han socializado previamente y que consideran pertinentes para el SG SST |
Rector Secretaría General Vicerrectorías |
Alta Dirección |
Grupo Participación y consulta usando la herramienta tecnológica Teams |
|
Decanaturas Direcciones de proceso |
Direcciones |
|||
|
Jefes o Coordinadores de área y academia |
Jefaturas y Coordinaciones |
|||
|
Profesionales secretarias Técnicos Tecnólogos Docentes |
Equipos de apoyo administrativo y Docentes |
|||
|
Servicios Generales Mantenimiento Conductores |
Operativos |
|||
|
Política del SG SST Objetivos de la SST y planificación para lograrlos |
Socialización de la Política del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo y de los objetivos propuestos consulta por parte del COPASST dirigido a todo el personal y se realice solicitud de observaciones u opiniones que se consideren pertinentes. |
Rector Secretaría General Vicerrectorías |
Alta Dirección |
Reunión Virtual herramienta tecnológica Teams COPASST |
|
Decanaturas Direcciones de proceso |
Direcciones |
|
|
|
Jefes o Coordinadores de área y academia |
Jefaturas y Coordinaciones |
|
|
Profesionales secretarias Técnicos Tecnólogos Docentes |
Equipos de apoyo administrativo y Docentes |
|||
|
Servicios Generales Mantenimiento Conductores |
Operativos |
|||
|
Roles, Responsabilidades y Autoridades |
Socialización por Grupo de Teams compartiendo la Resolución interna 027 de 2020 Roles y Responsabilidades generando pregunta de opinión frente a las designaciones establecidas en la resolución. |
Rector Secretaría General Vicerrectorías |
Alta Dirección |
Grupo Participación y consulta usando la herramienta tecnológica Teams |
|
Decanaturas Direcciones de proceso |
Direcciones |
|||
|
Jefes o Coordinadores de área y academia |
Jefaturas y Coordinaciones |
|||
|
Profesionales secretarias Técnicos Tecnólogos Docentes |
Equipos de apoyo administrativo y Docentes |
|||
|
Servicios Generales Mantenimiento Conductores |
Operativos |
|||
|
Cómo cumplir requisitos legales y otros requisitos |
Realizar difusión de la normatividad y requisitos aplicables que se genere y que se encuentre asociada al Sistema de |
Rector Secretaría General Vicerrectorías |
Alta Dirección |
Grupo Participación y consulta usando la herramienta |
|
|
Gestión de Seguridad y Salud y solicitar ideas para su cumplimiento en el grupo de Teams Consulta y Participación Nota: La consulta se realizará a la población trabajadora a la cual le aplique el requisito legal |
Decanaturas Direcciones de proceso |
Direcciones |
tecnológica Teams |
|
Jefes o Coordinadores de área y academia |
Jefaturas y Coordinaciones |
|||
|
Profesionales secretarias Técnicos Tecnólogos Docentes |
Equipos de apoyo administrativo y Docentes |
|||
|
Servicios Generales Mantenimiento Conductores |
Operativos |
|||
|
Controles aplicables para la contratación externa, las compras y los contratistas. |
Mediante mesas de trabajo realizar la validación de ajustes y actualizaciones a los requisitos establecidos para contratistas y proveedores |
Compras, bienes y servicios Responsable Documental |
Jefaturas y Coordinaciones |
Lista de asistencia a la mesa de trabajo Correos electrónicos de las revisiones realizadas |
|
Determinación de qué necesita seguimiento, medición y evaluación
Aseguramiento de la mejora continua |
Elaboración de los indicadores y tareas que se van a medir por parte del sistema para dar cumplimiento al plan estratégico de la Universidad Informe de revisión por la dirección |
Planeación |
Direcciones |
Indicadores de plan de acción |
|
Planificación, establecimiento, implementación de programas de auditoría |
Mesas de trabajo entre los procesos y roles involucrados para definir la planificación y ejecución del programa de auditoria |
Control Interno Sistemas de Gestión Integrados COPASST |
Jefaturas y Coordinaciones |
Programa de Auditoria |
PARTICIPACIÓN
|
DESCRIPCION |
ACTIVIDAD |
PARTICIPANTES |
REGISTRO |
|
Determinación de mecanismos para la consulta y participación |
En reunión del COPASST solicitar participación de los representantes de los trabajadores de manera que propongan los mecanismos de participación y consulta o revisen y aprueben los que ya existen. |
Representantes de los trabajadores COPASST |
Encuesta realizada al COPASST por medio de Forms, consultando sobre: Intranet, correo electrónico, PQR, reunión del COPASST |
|
Identificación de peligros y la evolución de los riesgos y oportunidades y Determinación de acciones para eliminar los peligros y reducir los riesgos de la SST |
Realización de encuesta en la que participan los trabajadores para la identificación de peligros y riesgos y se da espacio para que participen proponiendo posibles controles para su gestión
Código QR para reporte de actos y condiciones inseguras que pueden generar riesgos |
Todos los trabajadores |
Envío de correo masivo solicitando la participación de los trabajadores en la identificación de peligros y riesgos, partes interesadas, contexto de la organización. |
|
Determinación de requisitos de competencia, necesidades de formación, formación y la evaluación de la formación |
Consulta de las necesidades de formación a cargo del proceso de talento humano, solicitando a través de correo electrónico masivo la participación de los trabajadores en las necesidades de formación, competencia. Para la participación de la evaluación de la formación se consultará a través de correo electrónico masivo.
Revisión del Programa de capacitación por parte del COPASST. |
Todos los trabajadores Representantes de los trabajadores COPASST |
Correo electrónico enviado por talento humano o seguridad y salud en el trabajo. Actas de reunión COPASST Aprobación del Comité de capacitación de la Universidad. |
|
Determinación de qué información se necesita comunicar y cómo hacerlo |
Envío de correo masivo solicitando la consulta y participación de los trabajadores en la identificación de peligros y riesgos, partes interesadas, contexto de la organización, matriz de flujo de comunicaciones del SG SST. |
Todos los trabajadores |
Correo electrónico masivo |
|
Determinación de medidas de control y su implementación y uso eficaces |
Revisión de la matriz de IPEVR y los controles de eliminación, sustitución, controles de ingeniería, controles administrativos, elementos de protección personal con frecuencia anual por parte del COPASST
Participación de los trabajadores en el proceso de auditoria en el rol de auditados, de manera que se logre verificación de la eficacia de los controles implementados. |
Representantes de los trabajadores COPASST
Todos los trabajadores que participan en el proceso de auditoria |
Acta de reunión COPASST Informe de auditoría interna |
|
Investigación de los incidentes y no conformidades y la determinación de las acciones correctivas |
Convocar a la reunión virtual o presencial para la realización de análisis de causas debido a la ocurrencia de incidentes, accidentes y enfermedades laborales.
Para las no conformidades se realiza reunión con representantes de los procesos para establecer el análisis de causas y establecer las acciones del plan de mejoramiento |
Equipo que Participa en la investigación de accidentes de trabajo.
Trabajadores de todos los procesos |
Investigación de accidentes de trabajo y enfermedad laboral
Aplicativo de control interno y evidencia de la reunión |