MACROPROCESO DE APOYO
PROCESO GESTIÓN BIENES Y SERVICIOS
CARACTERIZACIÓN
RESPONSABLE DEL PROCESO
- Mejorar continuamente el desempeño de los procesos a través de la implementación de buenas prácticas institucionales y de la aplicación de los mecanismos dispuestos por la Universidad de Cundinamarca, para la constitución de una organización universitaria inteligente con alma y corazón.
- Asegurar una cultura ambiental institucional en el marco de su compromiso de la educación formadora para la vida, los valores democráticos, la civilidad y la libertad.
- Consolidar y visibilizar a la Universidad de Cundinamarca como Institución Universitaria Verde, consistente en su responsabilidad con la sociedad y la naturaleza, en el marco del estándar internacional.
- Promover y asegurar compromisos de austeridad en el uso eficiente de materia y energía que consumen los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y seguimiento, medición, análisis y evaluación propios de la UCUNDINAMARCA.
- Propiciar la protección integral de la salud física y mental de los funcionarios, contratistas que contribuyan al cumplimiento de la misión institucional, a través de la prevención y control de los riesgos laborales.
- Identificar los peligros, evaluar, valorar e intervenir los riesgos presentes en los procesos que desarrolla la Comunidad Universitaria y demás partes interesadas, estableciendo los respectivos controles, con el propósito de evitar y minimizar los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales que puedan aparecer por causa de éstos.
OBJETIVO GENERAL
Gestionar oportunamente la adquisición, ingreso, control, custodia y promoción de los bienes muebles e inmuebles y/o servicios y la administración, mantenimiento de la planta física y parque automotor con el fin de atender los requerimientos de los diferentes procesos enfocadas a optimizar el servicio a la comunidad académica.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Lograr que el total de las compras de contratación directa en un 80% sean atendidas en un tiempo menor a 25 días, dividido por trimestres a corte del 2023.
2. Verificar que el total de los proveedores evaluados, el 95% estén calificados por encima del 70% en la reevaluación a proveedores que se realiza semestralmente a corte del 2023.
3. Verificar del total de los procesos finalizados con o sin éxito, no supere el 35% que se dan por desiertos de acuerdo a la trazabilidad trimestral durante el 2023.
4. Realizar la toma física del 95% de los inventarios programados en el Cronograma en las distintas dependencias de la Universidad, en su sede, seccionales y extensiones, durante los 4 trimestres de la actual vigencia.
5. Oportunidad en la entrega de la totalidad de los suministros de papelería requeridos por las dependencias de la Universidad, en la sede Fusagasugá, y sus extensiones Soacha, Facatativá, Chía y Zipaquirá en los 4 trimestres del 2023.
6. Verificar la disponibilidad del 70% del parque automotor (buses), en cuanto al cumplimiento de las salidas programadas por la academia de acuerdo al cronograma de prácticas académicas y salidas formativas correspondiente a los dos periodos académicos.
7. Verificar la ejecución de los mantenimientos a la infraestructura física en el 90% de las actividades ejecutadas sobre las planificadas de acuerdo al Cronograma de Mantenimiento de Planta Física durante los dos periodos académicos de la presente vigencia.
Inicia con la solicitud de adquisición de bienes, servicios u obras y la verificación de que este incluido en un Plan de la Institución, continua con la adquisición, ingreso, control, custodia promoción de los bienes y/o servicios adquiridos y la administración, mantenimiento de la planta física y el parque automotor; finaliza con el seguimiento y evaluación de la prestación del bien y/o servicio.
ENTRADAS |
PROCEDIMIENTOS |
SALIDAS |
- Solicitud de adquisición de bienes, servicios u obras |
ABSP01 – |
- Orden contractual |
- ABSr099 - Aceptación Orden Contractual |
ABSP05 – |
- ABSr017 Comprobante de Ingreso de elementos devolutivos y de consumo. |
- Cronograma y/o solicitud devolución del bien |
- Devolución y/o baja del bien, acta de baja |
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- Solicitud interna de mantenimiento de activos |
- Plan de mantenimiento planta física |
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- Solicitud interna de mantenimiento de activos |
- Plan de mantenimiento parque automotor |
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- Solicitud a administradores de rubros para plan anual de adquisiciones (P.A.A.) |
ABSP11 – |
- Consolidado plan anual de adquisiciones (P.A.A.) |
- Solicitud de adquisición de bienes, servicios u obras |
ABSP15 – |
- Orden contractual |
- Cambios en el entorno interno y externo |
- Cambio planificado y ejecutado |
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- Informe de siniestros y/o Bajas |
- Pago del Siniestro |
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- Orden contractual |
- Liquidación del contrato |
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- Denuncia de perdida, hurto o daño del bien |
- Indemnización por parte de la aseguradora |
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- Presentación ante el comité de prácticas y salidas académicas la proyección de incentivos para su aprobación |
- Causación de pago |
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- Factura de servicios públicos |
- Trazabilidad de la factura en Integradoc |
Realizar seguimiento y medición de las actividades programadas y de los productos o servicios ofrecidos realizados en cumplimiento de los requisitos legales y del objetivo del proceso por medio de:
- Informes del seguimiento a órdenes contractuales o contratos.
- Informes de Inventarios.
- Informe de planta física y parque automotor.
- Seguimiento y medición trimestral de las actividades del proceso en cumplimiento del Plan de Acción.
- Indicadores del Sistema de Gestión.
Adelantar las acciones para la mejora continua del desempeño del proceso, a través de:
- Planes de mejoramiento.
- Gestión del riesgo y de las oportunidades.
- Acciones de mejora.